home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ United Public Domain Gold 2 / United Public Domain Gold 2.iso / business / pb034.dms / pb034.adf / Labels_Doc < prev    next >
Text File  |  1991-03-28  |  8KB  |  250 lines
  1.  
  2.                ADDRESS & LABEL DATABASE
  3.  
  4.                (C) April 1990 M.J.Brown
  5.  
  6.  
  7.   The purpose of this  program  is  to  provide a means of
  8.   quickly storing, retrieving and  printing address labels
  9.   and data.
  10.  
  11.   At present there is capacity for 500 labels which should
  12.   be more than adequate for  most  home  users. The use of
  13.   menus and heavy mouse usage  has, on this occasion, been
  14.   forsaken for the  sake  of  program  execution speed and
  15.   ease of use.
  16.  
  17.   Program written using the Hisoft Basic/Basic Compiler.
  18.  
  19.  
  20.   Author :    M.J.Brown [Newsflash UK]
  21.  
  22.   Testing:    G.Heslop  [Thanks Garry]
  23.  
  24.  
  25.   FIRST THINGS FIRST - WHAT CAN THE PROGRAM DO FOR YOU ?
  26.  
  27.  
  28.   *  500 Name, Address and Telephone number capacity per file
  29.  
  30.   *  Automatic Printing on standard label stationary
  31.  
  32.   *  Provides very easy and quick access to the data
  33.  
  34.   *  Provides easy storage and retrieval of the data
  35.  
  36.   *  Allows printing of specific groups of labels
  37.  
  38.   *  Ability to search, edit and jump to labels
  39.  
  40.   *  Written to be usable by ALL users straight-away
  41.  
  42.  
  43.                      PROGRAM OPERATION
  44.  
  45.  
  46.                      [1] The Main Menu
  47.  
  48.   Ok, there's not a better place  to begin! On loading the
  49.   program  displays  the  main   menu,   this  offers  the
  50.   following six options...
  51.  
  52.   NEW
  53.  
  54.   This allows you to  enter  new  data  thus creating your
  55.   database automatically, or to add to an existing one you
  56.   may have already loaded previously.
  57.  
  58.   VIEW
  59.  
  60.   This function  puts  you  in  direct  contact  with  the
  61.   contents of your database, see  the section on operating
  62.   in this section.
  63.  
  64.   LOAD
  65.  
  66.   Simply loads a data file (if  present) from the disk. To
  67.   make things easier for new  users,  only one file can be
  68.   used on one disk [or in  one drawer on workbench], after
  69.   some consideration I didn't think that many people would
  70.   need the facility for  more  than  one  database. If I'm
  71.   wrong you can of course let me know!
  72.  
  73.   SAVE
  74.  
  75.   Saves the current database in memory to disk. A database
  76.   containing around 150 names  and  addresses will take up
  77.   around 11-12K on the disk  -  make  sure  you use a disk
  78.   with 50K or so free, it pays to play safe. When entering
  79.   data it may be wise to save whenever possible - there is
  80.   no worse event than a  computer crash after typing large
  81.   quantities of data. Save yourself a headache!
  82.  
  83.   PRINT
  84.  
  85.   This option provides several modes  and features so that
  86.   you can get  the  best  out  of  the  program.  For more
  87.   information see the section  that explains this sub-menu
  88.   in more detail.
  89.  
  90.   QUIT
  91.  
  92.   Just exits the program. If  you  press this by accident,
  93.   don't panic! The program will  never  quit with any data
  94.   in use - it will  ask  for a confirmation before sending
  95.   your bytes to the great trashcan in the sky.
  96.  
  97.                          VIEW MODE
  98.  
  99.   This mode (selected  by  pressing  V  on  the main menu)
  100.   gives you control over viewing, editing and printing the
  101.   contents of your address database.
  102.  
  103.   The full address and  telephone  number is displayed and
  104.   they can be manipulated with the following controls...
  105.  
  106.   F [or +]
  107.  
  108.   Step forward and view the next address/label.
  109.  
  110.   B [or -]
  111.  
  112.   Step back and view the previous address/label.
  113.  
  114.   P [or *]
  115.  
  116.   Print the address out..  See  later details for specific
  117.   printer/printing details.
  118.  
  119.   G
  120.  
  121.   Go to a specific address,  you  are  given the range and
  122.   are required to enter the number you wish to jump to.
  123.  
  124.   S
  125.  
  126.   Sort Database. Sorts all the addresses into alphabetical
  127.   order. A routine is  used  that  sorts  the addresses by
  128.   looking at the rightmost word  in the NAME section. This
  129.   is because  this  is  usually  the  surname.  Hint!  For
  130.   companies and firms, it may  be  better to leave off any
  131.   'Ltd' or 'Co'.
  132.  
  133.   D
  134.  
  135.   Deletes the displayed file,  also  asks for confirmation
  136.   before proceeding.
  137.  
  138.   N
  139.  
  140.   Allows you to add new addresses.
  141.  
  142.   X
  143.  
  144.   Allows you to search for  information.  You can type any
  145.   number of characters to  search  for, including numbers.
  146.   This means you can search for telephone numbers etc. All
  147.   the data is checked and  it  also  allows you to stop or
  148.   continue searching for  other  addresses containing that
  149.   data.
  150.  
  151.   E
  152.  
  153.   Edit the displayed address. Allows you to quickly change
  154.   addresses and phone numbers.
  155.  
  156.   !
  157.  
  158.   Save the data. (Same as in the main menu). [Shift & 1]
  159.  
  160.   ^
  161.  
  162.   Toggle between standard  label-print  and  NLQ mode. The
  163.   screen will clear denoting the change.     [Shift & 5]
  164.  
  165.                 PRINT OPTIONS AND UTILITIES
  166.  
  167.   The program offers a  variety  of  modes enabling to use
  168.   your data to the full, these are as follows..
  169.  
  170.   SEARCH
  171.  
  172.   Will search through  and  print  all  files containing a
  173.   character-string you enter. For  example you could print
  174.   all files that were going to a certain town or name. You
  175.   could also intentionally include  a couple of characters
  176.   in the address, such as '%%'  - that way you could group
  177.   addresses together and print them  all out at once using
  178.   this utility.
  179.  
  180.   RANGE
  181.  
  182.   This function prints out a range  of labels from A to B,
  183.   which you enter at the  prompts.  You  are also told the
  184.   range available.
  185.  
  186.   BATCH
  187.  
  188.   This allows you to print labels out very quickly by just
  189.   entering the  address/record  number.  This  is  a  very
  190.   powerful utility when used with the function below.
  191.  
  192.   CATALOGUE
  193.  
  194.   This prints a list of all  the names of the people/firms
  195.   listed in your database along with a record number. This
  196.   is designed to be  printed  to  sheets  of paper and not
  197.   labels. When using BATCH,  you  type  the  number of the
  198.   address to print. This  saves  lots  of  time if you are
  199.   wading through lots of labels.
  200.  
  201.   INDEX
  202.  
  203.   This is another function designed  to print to paper, it
  204.   lists  the  full  names  and  addresses  of  the  entire
  205.   database so it can  be  used  as  reference  by you or a
  206.   third party. This facility was added due to demand.
  207.  
  208.  
  209.           PROGRAM HINTS/TIPS AND GENERAL COMMENTS
  210.  
  211.   From time  to  time  you  will  notice  that  the screen
  212.   clears,  this  is  when  it  is  busy,  either  sorting,
  213.   loading, saving or  printing.  It  is  not  something to
  214.   worry about.
  215.  
  216.   The program WILL multitask  ok  with  other programs, it
  217.   does not require  any  other  external  files except the
  218.   data which is called 'LDATA'.
  219.  
  220.                  PRINTING TIPS AND COMMENTS
  221.  
  222.   The  program  is  designed  to  be  used  with  standard
  223.   computer stationary. The labels the program was designed
  224.   around are standard 4"x1.5" (or thereabouts!) and one per
  225.   sheet. Tractor feed  labels  such  as this are  available
  226.   from any reputable computer-stationary dealer.
  227.  
  228.                          PROBLEMS ?
  229.  
  230.   To the best of my  knowledge,  the program operates as I
  231.   have described. However due  to  the  nature of computer
  232.   programs in general, sometimes bugs and errors can sneak
  233.   by un-noticed. If you find  a  bug, or have any problems
  234.   with the program, don't hesitate  to  contact me! On the
  235.   other hand, if there is  anything  you would like to see
  236.   added or changed  in  the  programs  operation  - please
  237.   suggest it and ideas for other useful programs.
  238.  
  239.   I hope you find the  program genuinely useful, I've been
  240.   using a simpler version for quite a while.
  241.  
  242.   The program was written for my own use, I just hope that
  243.   it is of benefit to you.
  244.  
  245.   Bug Note:  For some reason the sort mode can get confused,
  246.   you might like to know that this can be avoided by entering
  247.   your data in CAPS mode, the program automatically changes
  248.   data into capitals anyway.
  249.  
  250.